WinMENTOR – solutie ERP pentri IMM-uri


WinMENTOR

Pachetul de programe de gestiune este conceput pentru a respecta cerinţele pieţei actuale, oferind un acces prompt şi simplu la toate resursele disponibile. WinMENTOR cuprinde instrumente integrate pentru stocarea, analiza şi raportarea rapidă a informaţiilor permiţând astfel posturilor manageriale accesul rapid la informaţiile contabile şi de gestiune.

Platforma simplă şi compactă pe care produsul este construit conferă pachetului stabilitate în lucrul sub diferitele sisteme de operare. Pachetul integrat de aplicaţii de gestiune WinMENTOR este realizat în mediul de programare vizuală Delphi. El a fost creat special pentru lucrul în reţea şi la distanţă şi poate fi instalat pe calculatoare cu sistem de operare Windows 7, Windows 8 sau Windows 10.

Interconectivitatea modulelor WinMENTOR şi conectivitatea aplicaţiei cu periferice de gestiune (case de marcat, cititoare de coduri de bare, cântare electronice, terminale de culegere de date, etc.) aduce în prim plan simplitatea culegerii datelor iniţiale şi uşurinţa în transmiterea informaţiilor şi în manevrarea datelor contabile şi de gestiune.

Valoarea programului sporeşte prin implementarea rapidă a cerinţelor şi ideilor venite de la utilizatorii de zi cu zi. Colaboratorii şi clienţii noştri, fără excepţie, prin efortul lor, conjugat cu dorinţa noastră de a crea un instrument puternic de gestionare a informaţiilor, au contribuit şi contribuie permanent la perfecţionarea continuă a pachetului de programe WinMENTOR.

MENTOR este destinat utilizării de către firme cu profil de comerţ en-gros şi en-detail, producţie industrială şi agricolă, construcţii, audit financiar-contabil, alimentaţie publică, servicii, etc. Pachetul de programe este astfel conceput încât poate fi folosit şi de către persoane neiniţiate în contabilitate, odată ce configurarea iniţială a fost definitivată sub îndrumarea coordonatorului departamentului economic.

În momentul introducerii datelor din documentele primare în machete, programul generează automat înregistrările contabile aferente, acestea putând fi vizualizate imediat. Evidenţa contabilă WinMENTOR asigură posibilitatea introducerii planului de conturi specific firmei Dvs. Cu aceste adaptări puteţi folosi analitice pe un număr nelimitat de nivele. Programul calculează automat coeficientul diferenţelor de preţ la mărfuri, închide automat conturile de venituri şi cele de cheltuieli, conturile de TVA. Pentru firmele asociate în participaţiune, programul asigură distribuirea procentuală a veniturilor şi cheltuielilor.

Întrucât înregistrările contabile sunt efectuate automat, programul compune şi explicaţiile acestora, detaliate conform opţiunii utilizatorului. Înregistrările contabile efectuate automat de program pot fi completate, eventual, cu note contabile diverse (ex.: pentru cheltuieli de constituire, repartizarea profitului, impozit pe dividende). Este posibilă şi obţinerea unei balanţe cumulate pentru firmele din cadrul unui grup. Stocuri WinMENTOR rezolvă integral problema stocurilor, în strânsă legătură cu aspectul contabil. Iată câteva caracteristici: evidenţa multi-gestiune cantitativ-valorică sau global-valorică; descărcarea automată din stoc pe baza metodelor de gestiune cunoscute: FIFO, LIFO, CMP, identificare specifică; nomenclatorul articolelor de stoc este compact (pentru intrări cu preţuri diferite la acelaşi articol nu se creează poziţii noi în nomenclator); posibilitatea înregistrării automate a patru taxe asociate pentru fiecare articol de stoc în parte; identificarea rapidă a articolelor din stoc prin folosirea claselor de încadrare şi a atributelor de caracterizare; folosirea de unităţi de măsură multiple, cu transformarea automată a cantităţii şi a preţului pe baza parităţilor specificate; evidenţa pe serii, termene de garanţie şi date de expirare; calculul coeficientului de diferenţe de preţ în cazul evidenţei global-valorice.

Posibilităţile de lucru oferite utilizatorilor acoperă integral cele mai complexe solicitări ale departamentelor comerciale. Astfel, sunt acoperite integral contractele comerciale de vânzare-cumpărare şi cele de leasing operaţional şi financiar. Ofertele, comenzile şi contractele la şi de la parteneri (furnizori, clienţi) pot fi gestionate integral.

Iată şi unele facilităţi specifice firmelor de distribuţie:

  • atribuirea automată de discounturi sau majorări de preţuri de vânzare, după diverse criterii
  • lucrul cu articole cu preţuri multiple şi cu categorii de preţ implicite
  • înregistrarea automată a taxelor de coletărie (pe greutate, pe valoare, cu valoare declarată, taxe ramburs, etc.)
  • urmărire garanţii la vânzare
  • generator de facturi pentru comenzile de la clienţi în limita stocurilor disponibile şi în ordinea termenelor de livrare
  • generator de facturi pentru vânzări
  • facturare automată pentru servicii de tip abonament
  • generator de facturi pentru vânzări/achiziţii în rate
  • generator de facturi pentru vânzari/achiziţii în leasing

Listele specifice acestui modul acordă utilizatorului avantajul de a obţine informaţii detaliate despre rezultatele activităţii sale comerciale:

  • stocuri: necesar de aprovizionat, stocuri critice, în curs de epuizare, fără mişcare, prognoza de stocuri bazată pe perioade comparabile
  • urmărirea situaţiei partenerilor: plăţi/încasări, furnizori neachităţi/clienţi datornici
  • facturi nesosite/facturi de întocmit
  • liste de intrări/ieşiri pe firmă şi pe gestiuni
  • topul vânzărilor/încasărilor în lei şi în valută
  • topul clienţilor/furnizorilor
  • comenzi către furnizori/de la clienţi, comenzi în curs, comenzi de la şi către subunităţi
  • evidenţa vânzărilor pe perioade specifice, durata medie de încasare pe fiecare agent de vânzări, istoricul vânzărilor pe articole şi pe parteneri

Modulul MIJLOACE FIXE permite calculul automat al amortizării mijloacelor fixe şi obiectelor de inventar, aflate în gestiunile societăţii utilizatorului în regim liniar, accelerat sau degresiv. Facilităţi de calcul: posibilitatea modificării duratei de utilizare a mijlocului fix în timpul ciclului de amortizare, posibilitatea reevaluării amortizării mijloacelor fixe şi a valorii de inventar, etc.

EXPERT este un modul WinMENTOR care permite analiza activităţii firmei dintr-un punct de vedere diferit de cel al încadrării contabile. Încadrarea detaliată aplicată valorilor vehiculate de firmă furnizează o imagine amănunţită a centrelor analizate, fie ele de tip „flux financiar”, de tip „urmărire contracte” sau de oricare alt tip imaginat. Prezentările grafice disponibile în secţiunea „LISTE”, evidenţiază comparativ sumele încasate şi sumele cheltuite pentru un anumit scop. Rezultatele prezentate sub formă vizuală conduc la creşterea calităţii decizionale, pornind de la imagini sintetice la nivel de centru şi terminând cu imagini analitice pentru elementele componente ale centrelor.

Pornind de la identificarea elementelor componente ale unui centru de analiză, traseul de introducere a datelor şi de exploatare a rezultatelor trece prin următoarele „capete de pod”:
bugetarea cheltuielilor şi a încasărilor lunare pe termen lung (plan trimestrial, semestrial, anual, sau de ce nu, cincinal);
urmărirea încadrării în bugete;
analiza motivelor care duc la neîncadrarea în bugete.
La modul concret, pentru exemplificare, ne propunem să răspundem la o întrebare care îi bântuie pe toţi patronii: „Dacă în balanţa contabilă profitul este de X milixxxx, atunci de ce în bancă bate vântul?”.

Dacă dorim să planificăm cheltuielile şi veniturile, mai întâi trebuie să identificăm, la modul general, care sunt elementele care centralizează cheltuielile şi veniturile din firmă, sub aspect practic.

Modulul funcţionează împreună cu produsul WinMENTOR conţinând doar procedurile specifice activităţii de service auto:

  • programare lucrări,
  • lansare comenzi în execuţie,
  • urmărire consumuri de piese de schimb,
  • închidere comenzi,
  • facturare lucrări,
  • încasare facturi – a fost inclusă în modul dar există şi în WinMENTOR.

Aşa cum sugerează şi denumirea, modulul „Restaurant” este destinat gestionării activităţii din cadrul unui restaurant, aplicaţia fiind conectată la baza de date WinMENTOR.

Interfaţa aplicaţiei este adaptată pentru monitoare de tip touchscreen şi permite realizarea cu uşurinţă a tuturor proceselor ce ţin de acest domeniu (reprezentarea grafică a dispunerii meselor, înregistrarea comenzilor clienţilor, listarea automată a articolelor comandate la imprimantele gestiunilor care urmează să le pregatească, listarea notelor de plată, etc.).

Accesul ospătarilor la comenzi este parolat, iar prin introducerea noţiunii de „supervizor” este posibilă blocarea efectuării unor operaţii ce pot duce la fraude. Înregistrarea bonurilor listate la casa de marcat direct în baza de date WinMENTOR permite ca la sfârşitul zilei să se poată efectua descărcarea stocurilor, cumularea plăţilor clienţilor pe diferite forme de plată, descărcarea stocurilor de materii prime în baza reţetelor produselor şi efectuarea automată a înregistrărilor contabile specifice acestor operaţii.

Aplicaţia permite listarea unor situaţii analitice sau sintetice privind vânzările din cadrul restaurantului pe intervalul dorit, evidenţiind distribuirea acestor vânzări pe săli, mese şi ospătari.

Modulul Parc Auto permite gestiunea flotei auto şi calculul consumului normat de combustibil pe baza fişelor de activitate zilnică (FAZ).

Alături de pachetul de programe WinMENTOR, oferă posibilitatea de a analiza un vehicul ca pe un centru de profit, punând în balanţă eficienţa utilizării lui pentru transport cu cheltuielile pe care le-a ocazionat.

Parc Auto cuprinde date generale despre mijloacele de transport şi despre anvelopele utilizate, precum şi autorizaţiile şi documentele necesare utilizării autovehiculelor. De asemenea, facilitează planificarea intervenţiilor, evidenţa traseelor de parcurs, evidenţa fişelor de activitate zilnică şi calculul automat al consumurilor normate de combustibil.

Modulul CASA DE MARCAT se adresează utilizatorilor de case de marcat „SuccesM”, „Activa”, „Custom”, „DATECS”, „Partner” şi „KUBE”. Funcţii principale:

preluarea stocurilor gestiunilor pe care le deserveşte (direct din stoc la început sau ulterior de pe tranzacţiile de recepţie sau transfer intern);
editarea raportului „Z”, împreună cu generarea monetarului şi modificarea efectivă a stocului din WinMENTOR;
furnizarea raportului privind vânzările din casă în orice moment al zilei fără să întrerupă funcţionarea casei de marcat sau să influenţeze în vreun fel funcţionarea ei;
înregistrarea automată în contabilitate a monetarelor operate.
Lista caselor de marcat cu jurnal electronic cu care se poate interfaţa WinMENTOR este disponibilă în tabelul următor:

Ce cuprinde aplicaţia DECLARAŢII?

Declaraţia 100/710:
Declarație privind obligaţiile la bugetul de stat, conform OPANAF 1203/10.05.2018, valabil începând cu 05/2018
Declarația se completează și se depune până la data de 25 ale lunii, de către contribuabilii cărora le revin obligaţiile declarative și de plată pentru impozitele și taxele cuprinse în Nomenclatorul obligaţiilor de plată la bugetul de stat
Din WinMENTOR se obţine prin utilizarea executabilului distinct DECLARAŢII. Generarea se face prin extragerea datelor din baza de date WinMENTOR şi eventuala lor modificare, operată de utilizator. Declaraţia se poate lista doar în formatul .pdf, rezultat în urma validării fişierului .xml.

Declaraţia 205:
Declaraţie informativă privind impozitul reţinut la sursă şi câştigurile/pierderile realizate, pe beneficiari de venit, conform OPANAF 3695/ 27.12.2016 (începând cu anul de raportare 2016)
Se completează şi se depune anual de către plătitorii de venituri care au obligaţia calculării, reţinerii şi virării impozitului pe veniturile cu regim de reţinere la sursă a impozitului.
Din WinMENTOR se obţine prin utilizarea executabilului distinct DECLARAŢII. Generarea se face prin extragerea datelor din baza de date WinMENTOR şi eventuala lor modificare, operată de utilizator. Declaraţia se poate lista doar în formatul .pdf, rezultat în urma validării fişierului .xml.

Declaraţia 208:
Declaraţie informativă privind impozitul pe veniturile din transferul proprietăţilor imobiliare din patrimoniul personal
Declaraţia se completează şi se depune de către notarii publici care au obligaţia calculării, încasării şi virării impozitului pe venituri din transferul proprietăţilor imobiliare din patrimoniul personal
Declaraţia se completează şi se depune semestrial până la data de 25, inclusiv, a lunii următoare semestrului în care a avut loc autentificarea actelor privind trasferul proprietăţilor imobiliare din patrimoniul personal.
Declaraţia 300:
Decontul de taxă pe valoare adaugată, conform OPANAF nr. 591/2017
Se completează de persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA conform art. 316 din legea 227/2015 din Codul Fiscal
Declaraţia 300 se poate depune: lunar (până la data de 25 a lunii următoare celei în care se depune decontul) semestrial, trimestrial, anual, în funcţie de specificul fiecărei firme.
Din WinMENTOR se obţine prin utilizarea executabilului distinct DECLARAŢII. Generarea se face prin extragerea datelor din baza de date WinMENTOR şi eventuala lor modificare, operată de utilizator.

Declaraţia 390 – VIES:
Declaraţie recapitulativă privind livrările/achiziţiile intracomunitare de bunuri
Se completează de persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA, conform art. 316 sau art. 317 din Codul fiscal, şi se depune lunar, la Agenţia Naţională a Finanţelor, până pe data de 25 a fiecărei luni (inclusiv).
Din WinMENTOR se obţine prin utilizarea executabilului distinct DECLARAŢII. După deschiderea executabilului DECLARAŢII se alege Declaraţia 390 VIES, se apasă butonul Generare.
Declaraţia 392:
Declaraţia informativă 392 privind livrările de bunuri şi prestările de servicii
D392 A se completează de către persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA, potrivit dispoziţiilor art. 316 din Legea nr. 227/2015 privind Codul Fiscal, cu modificările şi completările ulterioare, a căror cifră de afaceri efectiv realizată la finele anului calendaristic, este inferioară sumei de 220.000 lei.
D392 B se completează de către persoanele impozabile neînregistrate în scopuri de TVA, potrivit dispoziţiilor art. 316 din Legea nr. 227/2015 privind Codul Fiscal, cu modificările şi completările ulterioare, a căror cifră de afaceri realizată la finele anului calendaristic, excluzând veniturile obţinute din vânzarea de bilete de transport internaţional rutier de persoane, este inferioară sumei de 220.000 lei.

Potrivit OUG 84/2016, depunerea acestor formulare este amânată până la data de 31.12.2019.

Declaraţia 394:
Declaraţie informativă privind livrările/prestările şi achiziţiile efectuate pe teritoriul naţional, conform OPANAF 2264/2016
Se completează de persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA în România, conform art 316 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, şi care sunt obligate la plata taxei conform art 307 alin. (1) şi alin. (7) din Codul fiscal, pentru operaţiunile impozabile în România
Declaraţia se depune la organul fiscal competent până în data de 30, inclusiv, a lunii următoare încheierii perioadei de raportare declarate pentru depunerea decontului (lunar, trimestrial, etc.).
Din WinMENTOR, prin intermediul modulului DECLARAŢII se permite generarea declaraţiei, editarea şi exportul ei în format .xml, iar conversia în .pdf se va realiza cu ajutorul programului DukIntegrator, furnizat de ANAF.
Declaraţia 112:
Declaraţia privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate
Se completează începând cu anul 2011 de către persoanele fizice şi juridice care au calitatea de angajatori, entităţile asimilate angajatorului care au calitatea de plătitori de venituri din activităţi independente, plătitorii de venituri pentru persoanele care realizează venituri de natură profesională, persoane asimilate angajatorului, orice plătitor de venituri de natură salarială sau asimilate salariilor
Declaraţia se poate depune lunar sau trimestrial, până pe 25 a lunii următoare celei pentru care se depune declaraţia.
Din WinMENTOR, prin intermediul modulului DECLARAŢII se permite generarea declaraţiei, editarea şi exportul ei în format .xml, iar conversia în .pdf se va realiza cu ajutorul programului DukIntegrator, furnizat de ANAF.
REVISAL:
REVISAL – registrul general de evidenţă a salariaţilor

Aplicaţia REVISAL este folosită pentru înfiinţarea şi completarea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic. Fiecare angajator are obligaţia de a înfiinţa un registru general de evidenţă a salariaţilor şi de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora
Se completează de către angajator de fiecare dată când în cadrul firmei apar modificări cu privire la evidenţa salariaţilor şi în funcţie de modificare, se depune în termen de câteva zile.
Din WinMENTOR se obţine prin utilizarea executabilului distinct DECLARAŢII.Observaţii:

Nu se actualizează datele în cazul în care pentru un contract există mai multe înregistrări.
Nu se actualizează datele pentru contracte de tipul: venituri asimilate, vechi – convenţie fără cm, vechi – convenţie cu cm.
Nu se actualizează contractele a căror dată de încetare este mai mică decât data de consemnare a actualizării.
Bilanţ:
Se completează de către persoana înregistrată în scopuri de TVA cuprinzând următoarele tipuri de raportare: raportare anuală, situaţie financiară anuală şi situaţie financiară semestrială în termen de 120 zile sau 150 de zile în funcţie de tipul de raportare.
Fişele fiscale se completează de către societăţile care au cel putin un angajat, o data pe an, şi se depun la Agenţia Naţională a Finanţelor Publice până în ultima zi a lunii februarie, inclusiv. Termenul limită pentru completarea fişelor fiscale este până în anul 2010, inclusiv!

WM EDI (Electronic Data Interchange) este o aplicaţie creată de echipa WinMENTOR, care răspunde cerinţelor clienţilor săi – furnizorii reţelelor mari de retail.

Acest modul efectuează importul comenzilor clienţilor şi exportul de facturi în format XML, facilitând astfel conectarea la portalurile de reţele de vânzare cu amănuntul şi câştigând timp şi resurse. Dezvoltarea acestor funcţii este în desfăşurare, conform cerinţelor utilizatorilor.

Modulul STOCURI-COMENZI ONLINE este o aplicaţie de tip Web Server şi presupune instalarea în prealabil a serverului de Web IIS.
Modulul este compus din trei submodule:

  • consultare online a stocurilor din WinMENTOR
  • emiterea de comenzi de către clienţi în baza stocurilor existente
  • emiterea de comenzi de către agenţi în baza stocurilor existente

Modulul CURIERAT vizează rezolvarea problemei generării buletinului de expediere (AWB) prin încărcarea automată a serviciilor de curierat, în funcţie de transportatorul utilizat, de destinaţia livrării şi de caracteristicile pachetului.

De asemenea, acest produs generează automat facturi pe baza buletinelor de transport emise.

WM Admin are capacitatea de a opera automat actualizări ale bazei de date existente, pentru o listă specificată de firme. Este o componentă vitală pentru utilizatorii care lucrează în mod curent cu un număr important de firme.

Odată cu WM Admin, aceştia vor avea posibilitatea actualizării datelor necesare calculelor de salarii în mod centralizat şi executării job-urilor imediat sau la o oră prestabilită.